Digitalisierung einer Veranstaltungsreihe für 100 Führungskräfte — die ersten 4 Schritte bis zum Kick-off

Von Madeleine Nüßle und Magdalena Fath

Geht nicht, gibt’s nicht! In 4 Schritten haben wir zusammen mit unserem Kunden aus der Energiebranche ein Entwicklungs-Programm für 100 Führungskräfte in nur wenigen Wochen von 0% auf 100% digitalisiert.

Jeder, wirklich jeder war in den letzten Wochen betroffen. Veranstalter, die den Kontakteinschränkungen bedingt durch die COVID-19-Pandemie zum Opfer fielen, wurden schonungslos vor die Wahl gestellt: absagen oder digitalisieren. Für das Führungskräfteentwicklungs-Programm unseres Kunden fiel die Entscheidung klar auf Digitalisierung. Wie wir das innerhalb kürzester Zeit gemeinsam umgesetzt haben, berichten wir in diesem Beitrag.

Wir begleiten unseren Kunden, ein mittelständischer Energieversorger, schon seit einigen Jahren in der digitalen Transformation. Gemeinsam sind wir ein gutes Team und schätzen unseren vertrauensvollen Umgang miteinander — vielleicht die Basis für die grundlegenden Entscheidungen, die wir seit Mitte März treffen mussten und konnten.

Ein Teilprojekt unserer Zusammenarbeit, ist ein Programm zur Entwicklung der Führungskräfte, welches modular aufgebaut ist und sich über insgesamt knapp zwei Jahre streckt. Es beinhaltet unterschiedliche Veranstaltungsformate, die ineinandergreifend konzipiert wurden — das stets mit Augenmaß für theoretischen Input und Raum für Transfer und Vernetzung. Klingt nach einem wohl durchdachten, aufwendig geplanten Projekt, in das viel Herzblut investiert wurde? Das ist es!

Im Februar 2020 startete die dritte Modulreihe in Form von zweitägigen Präsenzseminaren. Der Auftakt sollte eine Großgruppenveranstaltung Mitte März sein, doch dann kam Corona! Drei Präsenzseminare wurden noch durchgeführt — in kleiner Runde, dann war Schluss.

Sicher kurz im Schock und der Verdrängung gefangen, erlebten wir in den darauffolgenden Wochen eine Fahrt auf der Überholspur. Unser Kunde entschied bedacht, zukunftsorientiert und schnell, dass die Unterstützung von Führungskräften in ihrer Rolle und somit unser Programm, weiterhin, wenn nicht sogar jetzt von größerer Wichtigkeit ist. Wir brauchten also eine Lösung.

Die Frage war nicht, OB wir das Programm digitalisieren, sondern WIE?

Schritt 1 — das „Software-Update“
Wir Trainer von der hxi hatten alle bereits Erfahrungen in der Durchführung von Online-Trainings. Dennoch war uns wichtig, unser Wissen zur State-of-the-Art im digitalen Lernbereich aufzufrischen. Unsere Netzwerkpartnerin Dr. Katja Bett von CLC war uns mit ihrem Erfahrungsschatz aus über 20 Jahren digitaler Lehr- und Lernerfahrung eine große Hilfe.

Schritt 2 — die Entscheidung für die Lernplattform
Brauchen wir für ein Training zwingend eine neue Software oder reichen die üblichen Anwendungen für Video-Konferenzen aus? Für eine gute digitale Lernerfahrung spielt eine abwechslungsreiche Interaktion mit den TeilnehmerInnen eine wichtige Rolle. Dabei ist nicht nur Video, Ton und Chat gemeint, sondern auch die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten, die Teilnahme an Umfragen, ein Quiz oder die Arbeit in kleinen Gruppen. So entschieden wir uns mit für eine professionelle Trainingssoftware. Unsere Auswahlkriterien waren Funktionen, Nutzerfreundlichkeit, Stabilität, Sicherheit und Preis. Letztlich fiel die Entscheidung auf GoToTraining.

Schritt 3 — die inhaltliche Konzeption
In der digitalen Lernwelt gibt es einige Faustregeln. Eine davon wäre: veranstalte nie ein Onlineseminar, das länger als 3h dauert. Wer schon mal an einem Onlineseminar teilgenommen hat weiß, wie anstrengend die Zeit am Bildschirm werden kann. Die Herausforderung, ein zweitägiges Seminar digital abzubilden lösten wir mit einem so genannten Lernpfad: Wir unterteilten die Schulungsinhalte in vier jeweils wöchentlich stattfindende Lernbausteine, welche mit dazwischen stattfindenden Arbeitsaufträgen in Einzelarbeit verbunden wurden.

Die über mehrere Wochen stattfindende Begleitung, mit fokussiertem Input und individuellen Arbeitsaufträgen, ist in unseren Augen eine große Chance für besseren Transfer. Trainingskontext und Ort sind eben nicht mehr zeitlich beschränkt und getrennt vom eigentlichen Arbeitsumfeld, sondern werden bestenfalls integriert.

Schritt 4 — den Testlauf organisieren

Die Rahmenbedingungen waren gesetzt. Nun ging es ans Ausprobieren, Testen und Anpassen — kurz: uns erwarteten einige Iterationsschleifen, sowohl hxi-intern, als auch mit dem Kunden. Die IT-Landschaft eines Konzerns ist komplex, Datenschutzrichtlinien sind unbedingt anzuwenden und sicher zu stellen und dann steckt die individuelle Hardware der Teilnehmenden auch noch voller Tücken und Überraschungen.

Gerade für unsere ersten zwei Testläufe mit dem Kunden konnten wir Dank der geduldigen, experimentierfreudigen und lösungsorientierten Teilnehmergruppen, die noch offenen Punkte und nötigen Anpassungen identifizieren.

Im virtuellen Raum steht und fällt der Trainingserfolg mit der funktionierenden Technik. Daher haben wir sogenannte „Startklar-Trainings“ für die zu trainierenden Führungskräfte durchgeführt. Durch drei Terminalternativen stellten wir sicher, dass alle die Möglichkeit haben, sich vor dem Start der inhaltlichen Bausteine, in der Software zu bewegen, die eigenen technischen Gegebenheiten zu prüfen und so noch rechtzeitig reagieren zu können.

Wir sind bereit und berichten gerne wieder, wenn wir den Lernpfad, mit insgesamt über 30 Onlineseminaren durchgeführt haben.

Fortsetzung folgt…