5 Fragen bis zum Ziel — mit Hilfe des hxi Canvas zur Auftragsklärung

Von Magdalena Fath und Jochen Weiß

Frust und fehlende Motivation am Arbeitsplatz, weil gefühlt mal wieder nichts voran geht? Der Grund könnte in einer unklaren Auftragsklärung liegen, die zu einem unterschiedlichen Verständnis davon, was, warum, wann und wie konkret bearbeitet werden sollte, führt.

Nach einer Studie der Universität Bremen liegt die Hauptursache für das Scheitern von Projekten im Projektstart, genauer genommen im Vorherrschen von unklaren Anforderungen und Zielen. Komisch, es wurde doch besprochen, dass das Thema ansteht und beim Beschluss, hier aktiv zu werden, gab es keine Widerworte oder die meisten haben zustimmend genickt. Irgendwie kommt das Projekt aber gerade nicht voran, auch weil nicht so klar ist, was als nächstes ansteht oder weil scheinbar kaum zu überwindende Hindernisse vor einem liegen. Woher kommen nun diese Unklarheiten?

Im Kontext von Auftragsklärung schon mal über das Sender-Empfänger-Modell (nach Weaver und Shannon) nachgedacht?

Kommunizieren Menschen miteinander, zum Beispiel zu einem Auftrag oder einem Projekt, werden sie zu Sendern und Empfängern. Der Sender formuliert den Auftrag, der Empfänger „decodiert“ und verarbeitet die Information für sich. Kommt Euch diese Art von Auftragsklärung bekannt vor? Dann kennt Ihr vermutlich auch einiges Potenzial für Missverständnisse.

Wir empfehlen daher, sich Zeit für eine ausführliche, systematische und schriftlich festgehaltene Auftragsklärung zu nehmen. Dabei formuliert weiterhin der Sender den Auftrag. Bevor der Empfänger anschließend loslegt und ihn bearbeitet, stellt er Verständnisfragen. Sind die Fragen beantwortet, wiederholt der Empfänger den Auftrag in seinen eigenen Worten, wie er ihn nun verstanden hat. An dieser Stelle kann der Sender dann nochmal nachschärfen, weil er vielleicht feststellt, dass er noch missverstanden wurde. Durch diese interaktionsreiche Klärung des Auftrags können die Beteiligten zu einem gemeinsamen Verständnis dessen kommen, was nun tatsächlich erarbeitet werden soll.

Leichter gesagt als getan — zu Interaktionen gehören ja auch immer zwei Parteien. Deshalb haben wir für unsere Kunden und den internen Einsatz den hxi Auftragsklärung-Canvas entwickelt. Er ist ein oft genutztes, erfolgsversprechendes Werkzeug, um sogar Auftragsklärungsgespräche mit multiplen Stakeholdern zu meistern.

Dem treuen Blog-Leser wird nicht entgangen sein, dass wir uns auch hier, wie schon beim hxi Change Canvas, durch die Fragen warum, was, wer und wie hangeln. Der Auftragsklärungs-Canvas ist eine abgespeckte Form und die Konkretisierungsfragen in den Feldern sind stark auf die Perspektive des Projektstarts ausgerichtet. Hier ist kein Feld wichtiger als das andere, dennoch wollen wir unterstreichen, wie entscheidend auch die Frage woran man den Projektfortschritt oder -erfolg messen kann, schon in der Klärungsphase ist. Ein Zielbild und die Kenntnis davon, woran man erkennt, dass man dem Zielbild näherkommt, schafft Klarheit, erhöht die Motivation und hilft auch in frustrierenden Phasen am Ball zu bleiben.

Wir nutzen den hxi Auftragsklärungs-Canvas übrigens sowohl in Einzelcoachings, als auch mit Projektteams bzw. deren Stakeholder. Gerne schicken wir das Tool auch mal vorab an die Beteiligten, damit jeder „seinen“ Canvas befüllen kann und so den Inhalt mitbringt, der Basis für den gemeinsamen Canvas ist.

Aktuell kommt oft die digitale Variante zum Einsatz. Wir teilen unseren Bildschirm und tippen direkt in den Canvas mit. Wir freuen uns aber auch schon wieder auf große A0 Plakate, die in Präsenz nur darauf warten, beschrieben, bemalt oder beklebt zu werden. Der Vorteil des Canvas ist es, dauerhaft alle W-Fragen vor sich zu haben. Auch wenn sich ein nacheinander Abarbeiten der Fragen empfiehlt, hat man so die Möglichkeit zu springen, wenn eine Erkenntnis in einem Feld dazu geführt hat, dass man an anderer Stelle etwas verändern möchte. So gelangt man zu einem gemeinsamen Verständnis des Auftrags. Wir wünschen gute Gespräche und erfolgreiche Projekte!

Meldet Euch gerne bei uns mit Fragen zur Anwendung oder mit Feedback zum Tool.